NF de Entrada - Por que fazer Download das notas fiscais de entrada?

Por que fazer Download das notas fiscais de entrada?

O download das Notas Fiscal de entrada de cada compra realizada é um cuidado importante que o empreendedor deve ter com o seu negócio. Isso não significa que você deve acessar o sistema diariamente para tal. Na realidade de pequenos empreendimentos, a consulta mensal atende à maioria dos casos de forma satisfatória. Veja alguns motivos que justificam a importância do download das Notas:

Fazer a manifestação do destinatário

      Este é um instrumento de proteção por meio do qual a empresa informa à Receita Federal sobre a sua participação comercial ou não em determinada Nota Fiscal emitida contra seu CNPJ. Permite, por exemplo, comunicar sobre documentos fiscais lançados por terceiros sem seu conhecimento.

A ciência da operação, pela qual a empresa declara saber sobre uma NF-e relacionada ao seu CNPJ, é um dos eventos fiscais previstos. O destinatário pode ainda comunicar o desconhecimento da operação, a sua confirmação (pedido entregue) ou a sua não realização (como em casos de recusa de recebimento de mercadoria).

Além de prevenir o uso indevido do seu CNPJ, outra vantagem está na segurança jurídica: após a sua manifestação confirmando a operação, o emitente não pode mais cancelá-la. O evento pode ser modificado diversas vezes, mas apenas o último movimento é considerado. A manifestação do destinatário é obrigatória para alguns setores, como distribuidores e postos de combustíveis, e voluntária para outras, com as vantagens relatadas anteriormente.

Evitar notas frias lançadas contra seu CNPJ

      Você pode ser um empresário responsável, mas nem todos agem da forma correta e dentro da lei, infelizmente. Em razão disso, é possível que seu CNPJ seja utilizado para emissão de Notas frias. Ao identificar uma situação como essa, é recomendado recorrer à manifestação do destinatário. Caso contrário, você pode acabar responsabilizado no futuro por ações fraudulentas sobre as quais não teve nenhuma participação. Lembre-se: crimes fiscais pesam no bolso e levam à cadeia.

Controlar e armazenar arquivos XML

A Nota Fiscal Eletrônica surgiu para otimizar processos, dar mais celeridade às obrigações fiscais e, gradativamente, pôr fim aos documentos em papel. Se antes você tinha que ter caixas para armazenar todos os registros de entrada e de saída, agora, essa organização é digital.

E é importante que assim seja, pois até mesmo a fiscalização já se modernizou. Se a Receita bater na sua porta, dificilmente o fiscal pedirá para checar sua papelada. Ele vai solicitar para ver seus arquivos XML, que é o formato compatível com a NF-e. Além de se prevenir para melhor responder a uma possível ação de rotina da fiscalização, o controle e o armazenamento de arquivos XML colabora com a gestão do seu negócio, permitindo conferir informações em determinada Nota de maneira fácil e ágil e evitando que escape do seu alcance um detalhe que possa trazer prejuízos.

Para que sua reação a qualquer problema seja rápida, baixar as Notas Fiscais Eletrônicas uma vez por mês é bastante recomendado, pois demonstra o seu esforço em ter um controle rigoroso sobre todos os processos, incluindo aí os burocráticos.

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