Compras - Departamento de Compras
Nesta etapa
vamos falar sobre o Módulo Compras, mas primeiro vamos partir desde um conceito
geral. O que é o setor Compras em uma empresa? O que faz? Como funciona? Quais
são as responsabilidades e impactos deste setor na organização? Essas e outras
perguntas buscaremos responder aqui, e depois demonstraremos passo a passo como
isso acontece em nosso sistema, e como utilizá-lo!
O que é o Departamento de Compras?
Podemos
definir como departamento de compras o setor responsável por adquirir materiais
e mercadorias junto aos fornecedores de forma sistematizada. A Gestão de
Compras é responsável por uma série de estratégias que viabilizam a aquisição
dos insumos de produção, no caso da indústria, e de mercadorias, no caso do
varejo e de distribuidores, além de materiais de escritório e outros itens
necessários para o funcionamento e manutenção da empresa.
Desde o
cafezinho até algo super sofisticado (um bem de produção como uma impressora
industrial, insumos específicos, ou até mesmo o maquinário da
empresa/indústria, por exemplo), passando pela frota de veículos, os softwares
usados pela empresa e até o papel-toalha dos banheiros precisam ser adquiridos
por alguém.
Ou seja, é o
departamento responsável por garantir as melhores negociações, reduzindo,
sempre que possível, os custos e mantendo a qualidade dos materiais adquiridos.
Esse trabalho
não pode ser feito sem o devido mapeamento do passo a passo desse processo de compra,
para que seja realizado seguindo os procedimentos adequados e, além disso, seja
auditável com facilidade, se necessário.
Resumindo, os
principais objetivos desse departamento são:
- Planejar, negociar e adquirir mercadorias e
aquisições que estejam a par com a especificação da compra, com os critérios de
qualidade, quantidade, tempo, lugar da entrega e buscando o menor custo
possível;
- Selecionar os fornecedores adequados para cada serviço ou produto e cadastrá-los, levando em conta qualidade, preço, confiabilidade na entrega e nível da assistência técnica oferecida;
- Construir e consolidar boas relações de negociação e transparência com os fornecedores;
- Emitir os solicitações e pedidos de compra;
- Realizar e registrar todas as negociações e cotações. Submeter orçamentos e cotações àqueles que fizeram as solicitações de compra;
- Receber e organizar os pedidos de compras de
diversas áreas da empresa, seja da produção, vendas, manutenção ou para
suprimentos;
- Calcular as despesas com estocagem e depreciação
dos produtos adquiridos;
- Manter o fluxo contínuo de mercadorias e
suprimentos necessários para a produção;
- Fazer o checklist de recebimento e o relatório
de uso na empresa;
- Emitir as ordens de compra aprovadas;
- Manter os estoques da empresa abastecidos;
- Zelar pela correta emissão dos documentos fiscais, com auxílio da área contábil da empresa.
Para que tais
objetivos sejam atingidos é necessário pôr em prática uma série de atividades
como, por exemplo, definir quais são as características da compra e também
administrar o processo de emissão e solicitação de mercadorias. No próximo
tópico iremos te explicar melhor sobre como funciona esse processo ou melhor
dizendo, o ciclo de compras.
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