Solicitação/Pedido de Compra
Solicitação/Pedido de Compra
Os pedidos de compras são o que de fato dão
legitimidade para o processo do Departamento de Compras, Pois é através dele que
estipulamos entre fornecedores e compradores quais serão as diretrizes de
prazos, entregas, valores, etc. É muito importante que todos o processos
sejam documentados dentro da sua organização para que os dados acumulados dessa
forma possam ser utilizados posteriormente para facilitar e até mesmo agilizar
novas solicitações e novos processos não relacionados apenas à área de Compras.
Uma Solicitação ou Pedido de Compra é uma requisição documentada e emitida por determinado setor da empresa que está precisando de algum
material, insumo ou bem. Desta forma, o setor em questão fará uma solicitação
para que os mesmos sejam adquiridos pela empresa, mais especificamente, através
do Departamento de Compras. Ou seja, o pedido de compras é o início do processo
que engloba desde a detecção da necessidade de um material até a
conferência da aquisição e o pagamento da fatura.
A Ordem de Compra geralmente é feita pelo
profissional responsável pelo controle de
estoque, porém a Solicitação ou Pedido de Compra pode ser
realizada por diferentes áreas da sua organização sempre que detectada uma
necessidade e comunicada aos supervisores.
Um processo de compras otimizado deve ter como
objetivo comprar os produtos certos, na quantidade correta, com entrega
programada para a data de necessidade, de forma a evitar falta ou excesso de
estoque.
Para atingir esse objetivo idealmente o setor de
compras deve saber:
- Os produtos certos que
devem ser comprados;
- A quantidade correta que
deve ser comprada de cada produto;
- A data de entrega
necessária para cada produto comprado;
- A data limite para compra de
forma que os produtos cheguem na empresa na data de entrega desejada;
- O nível de prioridade da
compra;
- O histórico de orçamentos e
fornecedores anteriores quando existentes.
Geralmente, para evitar que ocorram problemas relacionados à comunicação interna dentro da organização, após emitida solicitação de compra, o pedido passa por análise e aprovação antes de passar à cotação e realização da compra propriamente dita, dessa forma os gestores podem controlar e priorizar a ordem das compras, ou até mesmo decidir se são de fato importantes para a empresa naquele momento ou não.
Ainda, Uma solicitação de compra pode ser criada a partir de 3 origens:
- Ordem de produção: Por exemplo, para fabricar 100 cadeiras eu preciso de 500 rodízios. Quando crio a ordem de produção para fabricar 100 cadeiras o sistema pode ser configurado para já criar uma solicitação de compra para 500 rodízios.
- MRP (Planejamento da necessidade de materiais): Ao executar o MRP avalia o saldo atual em estoque dos materiais, as saídas e entradas planejadas, e decide se deve gerar solicitações de compra, considerando os parâmetros de MRP dos produtos.
- Livremente: Quando você deseja solicitar uma compra livremente.
Ao saber qual a forma e origem da solicitação de compra é possível determinar a melhor maneira de realizar seu planejamento de aquisições.
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