Solicitação/Pedido de Compra

Solicitação/Pedido de Compra

      Os pedidos de compras são o que de fato dão legitimidade para o processo do Departamento de Compras, Pois é através dele que estipulamos entre fornecedores e compradores quais serão as diretrizes de prazos, entregas, valores, etc. É muito importante que todos o processos sejam documentados dentro da sua organização para que os dados acumulados dessa forma possam ser utilizados posteriormente para facilitar e até mesmo agilizar novas solicitações e novos processos não relacionados apenas à área de Compras.

      Uma Solicitação ou Pedido de Compra é uma requisição documentada e emitida por determinado setor da empresa que está precisando de algum material, insumo ou bem. Desta forma, o setor em questão fará uma solicitação para que os mesmos sejam adquiridos pela empresa, mais especificamente, através do Departamento de Compras. Ou seja, o pedido de compras é o início do processo que engloba desde a detecção da necessidade de um material até a conferência da aquisição e o pagamento da fatura.

      A Ordem de Compra geralmente é feita pelo profissional responsável pelo controle de estoque, porém a Solicitação ou Pedido de Compra pode ser realizada por diferentes áreas da sua organização sempre que detectada uma necessidade e comunicada aos supervisores.      

Um processo de compras otimizado deve ter como objetivo comprar os produtos certos, na quantidade correta, com entrega programada para a data de necessidade, de forma a evitar falta ou excesso de estoque.

Para atingir esse objetivo idealmente o setor de compras deve saber:

1. Os produtos certos que devem ser comprados;
   
2. A quantidade correta que deve ser comprada de cada produto;
   
3. A data de entrega necessária para cada produto comprado;
   
4. A data limite para compra de forma que os produtos cheguem na empresa na data de entrega desejada;
   
5. O nível de prioridade da compra;
   
6. O histórico de orçamentos e fornecedores anteriores quando existentes.
   

      Geralmente, para evitar que ocorram problemas relacionados à comunicação interna dentro da organização, após emitida solicitação de compra, o pedido passa por análise e aprovação antes de passar à cotação e realização da compra propriamente dita, dessa forma os gestores podem controlar e priorizar a ordem das compras, ou até mesmo decidir se são de fato importantes para a empresa naquele momento ou não.

      Ainda, Uma solicitação de compra pode ser criada a partir de 3 origens:

1. Ordem de produção: Por exemplo, para fabricar 100 cadeiras eu preciso de 500 rodízios. Quando crio a ordem de produção para fabricar 100 cadeiras o sistema pode ser configurado para já criar uma solicitação de compra para 500 rodízios.
2. MRP (Planejamento da necessidade de materiais): Ao executar o MRP avalia o saldo atual em estoque dos materiais, as saídas e entradas planejadas, e decide se deve gerar solicitações de compra, considerando os parâmetros de MRP dos produtos.
3. Livremente: Quando você deseja solicitar uma compra livremente.
   

Ao saber qual a forma e origem da solicitação de compra é possível determinar a melhor maneira de realizar seu planejamento de aquisições.

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