Cotações - Como fazer uma Cotação de Preços?
Como fazer a Cotação de Preços?
Ter em mente as 3 regras de ouro que mencionamos já é um bom ponto de
partida, pois traz mais visão e possibilidades ao profissional responsável
pelas compras da organização. Além disso, conhecer profundamente a real necessidade
por trás de cada compra garante uma noção clara de quais parâmetros
representam o melhor custo-benefício. O setor de compras precisa saber quais
condições de aquisição ele poderá arcar.
Isso inclui planejar as datas de pagamento, condições de entrega, quantidade, motivo para a aquisição e em quanto tempo o suprimento será consumido, o que deve motivar a realização de novos pedidos, etc.
Você pode fazer a sua cotação de
preços convencionais dessa forma:
- Defina os materiais que devem ser adquiridos: Verifique os itens requisitados, e inclusive realize uma conferência no seu próprio estoque antes de dar os passos seguintes.
- Realize a cotação com pelo menos 3 fornecedores: Conforme mencionamos no artigo anterior, essa é uma das regras de ouro. Aproveite esse passo para verificar condições de pagamento, prazo, valor, qualidade do material e possíveis reclamações.
- Analise os fornecedores de acordo com os critérios estabelecidos: Você deve definir um ou mais elementos relevantes para entendê-los como critérios de seleção. O preço, por exemplo, pode ser um deles. No entanto, se você observar somente esse ponto pode acabar com um produto de má qualidade, que vai afetar a reputação da empresa. Por isso, recomenda-se aliar o preço à qualidade assim como outros critérios podem ser combinados na sua avaliação final.
- Negocie: Antes de "bater o martelo" é importante negociar. Tente chegar ao menor preço possível com condições de entrega e pagamento aceitáveis. Verifique a possibilidade de descontos conforme a forma de pagamento, qual o número máximo de parcelas à prazo, analise a possibilidade de diminuição de preços para uma compra de grande quantidade (caso se aplique a sua situação e os custos de estocagem compensem), etc.
- Efetue a compra com o melhor fornecedor: Lembre-se de buscar a autorização interna em sua organização, caso necessário, e comunique seu fornecedor. Mas lembre-se que o processo não acaba aqui, também é importante acompanhar as próximas ações relacionadas a essa compra como por exemplo repassar as informações a outros setores da compra, garantir que foi realizado o pagamento da sua aquisição, acompanhar o pedido e as entregas, e também verificar e garantir que o produto entregue está dentro das condições estipuladas na negociação em termos de quantidade e qualidade, por exemplo.
- Mensure os resultados mensais: O acompanhamento dos resultados é fundamental para que você possa ter certeza que a escolha de um determinado fornecedor valeu a pena. Verifique se há algo que necessita ser realizado de uma maneira diferente, se algo do seu processo de compra pode ser melhorado, etc. Dessa forma você sempre estará buscando melhores resultados.
Além disso é válido mencionar que uma empresa precisa de um
padrão de qualidade que se mantém em cada atividade executada e para cada
colaborador do seu quadro de funcionários. Isso vale tanto para a cadeia de
produção quanto para o setor de compras.
Ter processos simples e bem desenhados garante a autonomia do setor de
compras, desde a forma como faz a cotação de preços até o momento de efetuar o
pedido. Assim, seja o gestor de compras ou um assistente, a confiabilidade da
cotação de preços irá se manter elevada.
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