Ordem de Compra - O que é uma Ordem de Compra?
Ordem de Compra - O que é uma Ordem de Compra?
A Ordem de Compra é muito importante para a gestão eficaz de empresas de
qualquer porte e segmento, pois além de servir como uma garantia de que a
empresa irá realizar a compra dos produtos, a ordem de compra também servirá
para que haja um controle das entradas e saídas do estoque promovendo uma melhor organização dos seus processos e fluxos.
Apesar de possuir dados importantes como preços, prazos e condições de
pagamento, as ordens de compra não servem como substitutas dos contratos.
Portanto, após a assinatura da ordem junto com o fornecedor, é essencial a
elaboração de um contrato.
Por fim, a ordem de compra é importante para que a empresa tenha
credibilidade. Isso porque, com os dados em mãos, os fornecedores conhecem
claramente os produtos que a empresa deseja e podem negociar condições, valores
e formas de pagamentos.
A ordem de compra é um documento de formalização que serve para oficializar a compra de algum produto ou serviço para a empresa, ou seja, podemos dizer que
é um documento enviado ao fornecedor confirmando oficialmente a aquisição nos
termos negociados entre ambas as partes. Desse modo, ele serve tanto para registrar as entradas e saídas de materiais no estoque, quanto para registrar
as aquisições de produtos.
Basicamente, a Ordem de Compra (OC) ou Purchase Order (PO) cumpre
três funções principais:
- Gestão de Entrada e Saída de Estoque: Para o caso de aquisição de insumos ou mercadorias para revenda, a OC auxilia a determinar quando certo item ou matéria-prima é necessária. É possível, a partir dessas informações, atualizar as quantidades de certo produto em estoque, e também saber quando será necessário adquiri-lo novamente.
- Controle Financeiro: Quando as despesas da empresa somente são autorizadas por meio de ordens de compra, então nenhum colaborador poderá gastar dinheiro em nome da empresa sem ela. Portanto, você será capaz de consultar todos os detalhes de saídas financeiras relacionadas às OC’s e utilizar essa informação para tomadas de decisão e/ou criar novas estratégias.
- Confirmação
com o Fornecedor: A terceira função tem relação direta com os parceiros de sua empresa,
os Fornecedores. A ordem serve como um sinal de que está tudo OK e que aquele
item ou serviço já pode ser fornecido por ele, já que você se compromete a
pagar por ele.
Mais uma vez é válido salientar: apesar de servir como uma garantia da
compra de produtos, a ordem de compra não possui o mesmo peso de um
contrato. Isso porque ela não possui validade legal, sendo mais simples e com
prazo menor (cerca de um ano) do que um contrato. Dessa forma, ela deve ser
utilizada na etapa anterior ao contrato e não como substituta.Related Articles
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